POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES DES CANDIDATS I-TRACING
Date de publication : 24-02-2026
1. CHAMP D’APPLICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (le « RGPD ») et à règlementation locale relative à la protection des données personnelles (ensemble la « Règlementation Applicable »), cette politique a pour objet d’informer les candidats aux offres d’emploi I-TRACING (« Vous » ou « Votre/Vos ») sur la manière dont I-TRACING collecte et traite Vos Données Personnelles et sur les moyens dont Vous disposez pour contrôler cette utilisation.
La présente politique s’applique à l’ensemble des sociétés constituant le Groupe I-TRACING. Elle explique comment les entités du Groupe collectent, utilisent, conservent et protègent vos données à caractère personnel ainsi que vos droits, conformément à la Règlementation Applicable. Chaque société du Groupe est responsable de ses propres traitements, sous réserve des modalités particulières précisées dans les sections qui suivent.
La notion de données à caractère personnel désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne est « identifiable » dès lors qu’elle peut être identifiée, directement ou indirectement, en particulier par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (les « Données Personnelles »).
La société affiliée au Groupe I-TRACING qui Vous emploie (« I-TRACING » ou « Nous ») est le « Responsable de traitement » des Données Personnelles que vous communiquez dans le cadre de votre relation de travail. Ainsi le Responsable de traitement de vos Données Personnelles est, selon Votre contrat de travail :
France
I-TRACING SAS (RCS Nanterre 484 841 127)
25 quai du Président Paul Doumer, 92400 Courbevoie
Royaume-Uni
I-TRACING Ltd (08436611)
Brenchley House, Brenchley Mews, Charing, Kent - TN27 0JW
Suisse
I-TRACING Switzerland Sarl (Registre du commerce du canton de Genève n°CHE-408.564.863)
quai du Seujet 28, 1201 Genève
Canada
I-TRACING Cybersécurité INC
7236 rue Waverly H2R0C2 Montréal
Hong Kong
I-TRACING LIMITED (67375468)
3806 Central Plaza 18 Harbour Road Wanchai, Hong Kong
Malaisie
I TRACING SDN. BHD. (202401003766 (1549616-X))
12 (first Floor), Jalan Lembah Permai 1, Taman Lembah Permai, Bukit Mertajam, Pulau Pinang, Malaysia
2. QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES TRAITEES PAR I-TRACING ?
Nous collectons et traitons les Données Personnelles suivantes Vous concernant :
- Des données d’identification : Vos nom, prénoms, adresse mail, adresses postale, numéro de téléphone, URL du profil LinkedIn ;
- Des données relatives à votre vie professionnelle : CV, lettre de motivation, lettre de recommandation, certifications, expériences professionnelles passées, aptitudes et compétences professionnelles ;
- Des données collectées lors de vos entretiens (enregistrement/transcription des entretiens, compte-rendus des entretiens, prétentions salariales, coordonnées des anciens employeurs, résultats aux tests d’évaluation des compétences, suites données à la candidature) ;
- Et toutes autres informations que Vous pourriez Nous communiquer dans le cadre de Votre candidature chez I-TRACING.
I-TRACING ne collecte pas et ne souhaite pas que les candidats communiquent des données sensibles et notamment toute information relative à leur origine, leur état de santé, mœurs, orientation sexuelle, opinions politiques, activités syndicales, convictions religieuses, appartenance ou non appartenance à une ethnie, une nation ou une race.
Les données obligatoires sont indiquées lorsque vous nous fournissez vos données. Elles sont signalées par un astérisque et sont nécessaires pour traiter votre candidature.
Nous utilisons un outil reposant sur l’intelligence artificielle afin nous permettre de générer automatiquement la transcription des entretiens. Toutefois, aucune décision entièrement automatisée n’est prise sur le fondement de ces transcriptions. Ce processus nécessite toujours une intervention humaine et n’a que pour objectif la bonne prise de notes lors des entretiens en présentiel ou à distance. Cette information vous sera rappelée via l’invitation à l’entretien et à l’oral avant le début de l’entretien. Vous êtes totalement libre de refuser l’utilisation de cet outil. En cas de refus de votre part, il n’y aura aucun impact sur votre candidature. Dans ce cas, l’entretien se déroulera sans enregistrement ni transcription.
3. À QUELLES FINS, SUR QUELLE BASE LEGALE TRAITONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ET COMBIEN DE TEMPS LES CONSERVONS-NOUS ?
Finalité
Base légale
Durée de conservation
Traitement des candidatures et gestion du processus de recrutement :
- identification des candidats et gestion du processus de recrutement,
- réception, traitement et évaluation des candidatures,
- évaluation des compétences et aptitudes des candidats,
- vérification de la conformité des candidats pour certains postes de managers,
- recrutement des candidatures retenues.
Exécution de mesures précontractuelles
Pour les candidats retenus : les données relatives à Votre candidature sont conservées pendant la durée du traitement de Votre candidature jusqu’à la décision d’embauche.
A l’issue de cette décision, Vos données pourront être réutilisées et conservées à des fins de gestion du personnel selon les dispositions figurant dans la politique de protection des données personnelles des salariés accessible sur l’intranet de Notre société.
Pour les candidats non retenus : Vos données relatives à Votre candidature sont conservées jusqu’à 3 mois après l’aboutissement du processus de recrutement. Elles seront ensuite conservées 5 ans en archivage intermédiaire à l’issue de cette décision de refus à des fins de constitution de preuve.
Enregistrement et transcription des entretiens
Votre consentement
Pour les candidats retenus : les données relatives à Votre candidature sont conservées pendant la durée du traitement de Votre candidature jusqu’à la décision d’embauche.
A l’issue de cette décision, Vos données pourront être réutilisées et conservées à des fins de gestion du personnel selon les dispositions figurant dans la politique de protection des données personnelles des salariés accessible sur l’intranet de Notre société.
Pour les candidats non retenus : Vos données relatives à Votre candidature sont conservées jusqu’à 3 mois après l’aboutissement du processus de recrutement. Elles seront ensuite conservées 5 ans en archivage intermédiaire à l’issue de cette décision de refus à des fins de constitution de preuve.
Constitution d’une Cvthèque
Notre intérêt légitime à constituer une CVthèque
Les données relatives à Votre candidature sont conservées pendant 2 ans à compter du dernier contact avec Vous.
Gérer les demandes d’exercice de droits
Ce traitement est nécessaire pour répondre à Nos obligations légales et réglementaires
Les données relatives à Votre demande d’exercice de droit sont conservées pour la durée du traitement de Votre demande. Elles sont ensuite conservées en archivage intermédiaire pendant 5 ans à des fins de constitution de preuve.
Si nous vous demandons un justificatif d’identité : nous le conservons seulement pendant le temps nécessaire à la vérification d’identité. Une fois la vérification effectuée, le justificatif est supprimé.
4. QUI SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNEES PERSONNELLES ?
Seules les personnes habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions pourront accéder à Vos données personnelles, et ce, dans la stricte limite de leurs attributions respectives et de l’accomplissement de ces missions et fonctions. Il s’agit de :
- Nos équipes chargées du recrutement,
- Vos supérieurs hiérarchiques,
- L’équipe à laquelle vous potentiellement intégré.e.
Vos Données Personnelles ne sont ni vendues, ni échangées avec des tiers à des fins de prospection commerciale.
Elles pourront faire l’objet d’une communication dans certains cas, lorsque cela est strictement nécessaire en fonction des finalités évoquées, avec des tiers :
- aux filiales d’I-TRACING (telles que listées en « 1. CHAMP D’APPLICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES ») ;
- aux différents prestataires auxquels Nous sommes susceptibles de sous-traiter la gestion de certaines activités (outil de recherche de profils professionnels, outil d’évaluation des compétences professionnelles, outil d’enregistrement et de retranscription des entretiens candidats, logiciel de gestion du recrutement et des candidatures, cabinets de recrutement). Ces prestataires n’agissent que sur instructions d’I-TRACING et n’auront accès à Vos Données Personnelles que pour exécuter ces services et seront tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité qu’I-TRACING ;
- aux autorités judiciaires ou financières, agences d’État ou organismes publics, sur demande de leur part et dans la limite de ce qui est autorisé par la réglementation, si la loi l’y oblige ou si I-TRACING estime de toute bonne foi qu’une telle divulgation est raisonnablement nécessaire pour se conformer à une procédure légale (par exemple, un mandat, une citation à comparaître ou toute autre décision de justice) ou pour protéger les droits, les biens ou la sécurité personnelle d’I-TRACING, de ses partenaires ou du public ;
- aux prestataires ou partenaires réalisant des services pour I-TRACING (avocats, auditeurs, etc).
5. VOS DONNEES PERSONNELLES SONT-ELLES TRANSFEREES HORS UNION EUROPEENNE ?
Vos données sont conservées et stockées sur Nos serveurs situés en France et sur ceux des sociétés OVH et Interxion, situés respectivement en France et dans l’Union Européenne.
Dans le cadre des outils que Nous utilisons, Vos données sont susceptibles de faire l’objet de transferts hors de l’Union Européenne. Le transfert de Vos données dans ce cadre est sécurisé au moyen des outils suivants :
- soit les données sont transférées dans un pays ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, conformément à l’article 45 du RGPD : dans ce cas, ce pays assure un niveau de protection jugé comme suffisant et adéquat aux dispositions du RGPD ;
- soit les données sont transférées dans un pays dont le niveau de protection des données n’a pas été reconnu comme adéquat au RGPD : dans ce cas ces transferts sont fondés sur des garanties appropriées indiquées à l’article 46 du RGPD, adaptées à chaque prestataire, notamment de façon non exhaustive la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne, l’application de règles d’entreprises contraignantes ou en vertu d’un mécanisme de certification approuvé ;
- soit les données sont transférées sur le fondement de l’une des garanties appropriées décrites au Chapitre V du RGPD.
Vous pouvez obtenir la copie des outils permettant les transferts de Vos données hors Union européenne en Nous contactant aux coordonnées indiquées à l’article « quelles sont les coordonnées du Délégué à la Protection des Données (DPO) » ci- après.
6. QUELS SONT VOS DROITS SUR VOS DONNEES ?
Vous disposez des droits suivants sur Vos données personnelles :
- Droit à l’information : c’est la raison pour laquelle Nous avons rédigé cette politique. Ce droit est prévu par les articles 13 et 14 du RGPD.
- Droit d’accès : Vous avez le droit d’accéder à tout moment à l’ensemble de Vos données personnelles, en vertu de l’article 15 du RGPD.
- Droit de rectification : Vous avez le droit de rectifier à tout moment Vos données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes conformément à l’article 16 du RGPD.
- Droit à la limitation : Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de Vos données personnelles dans certains cas définis à l’article 18 du RGPD.
- Droit à l’effacement : Vous avez le droit d’exiger que Vos données personnelles soient effacées, et d’en interdire toute collecte future pour les motifs énoncés à l’article 17 du RGPD. Toutefois, afin de respecter Nos obligations légales et réglementaires, Nous pourrons être amenés à conserver Vos données pour une durée supplémentaire.
- Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente : si Vous considérez que le traitement de Vos données personnelles constitue une violation des textes applicables, conformément à l’article 77 du RGPD ou en cas de difficulté non résolue en lien avec l’utilisation de Vos données personnelles.
France
Commission Nationale Informatique et Libertés,
3, Place de Fontenoy,
75007 Paris,
Royaume-Uni
Information Commissioner’s Office (ICO)
Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Suisse
Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence
Feldeggweg 1
CH-3003 Berne
Canada
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3
Hong Kong
Commissaire à la protection de la vie privée
Unit 1303, 13/F, Dah Sing Financial Centre,
248 Queen's Road East,
Wanchai,
Hong Kong
Malaisie
Commissaire à la protection de la vie privée
Level 8, Galeria PjH, Jalan P4W, Persiaran Perdana,
Precinct 4, Federal Government Administration Center
62100 Putrajaya, Malaysia.
www.pdp.gov.my/ppdpv1/en/ppdp-eng/
- Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de Vos données personnelles après Votre mort.
- Droit de retirer Votre consentement à tout moment : pour les finalités fondées sur le consentement, l’article 7 du RGPD indique que Vous pouvez retirer Votre consentement à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement effectué avant le retrait.
- Droit à la portabilité : selon certaines conditions précisées à l’article 20 du RGPD et seulement pour les finalités fondées sur le consentement ou l’exécution de mesures précontractuelles, Vous avez le droit de recevoir les données personnelles que Vous Nous avez fournies dans un format standard lisible par machine et d’exiger leur transfert au destinataire de Votre choix.
- Droit d’opposition : en vertu de l’article 21 du RGPD, et seulement pour les finalités fondées sur l’intérêt légitime, Vous avez le droit de Vous opposer au traitement de vos données personnelles. Notez toutefois que nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.
Vous pouvez exercer ces droits en Nous écrivant aux coordonnées ci-dessous. Nous pourrons Vous demander à cette occasion de Nous fournir des informations ou documents complémentaires pour justifier Votre identité.
7. QUELLES SONT LES COORDONNEES DU DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES ?
I-TRACING a désigné un Délégué à la protection des données (DPO) chargé de veiller à la protection des données personnelles et au respect des exigences légales et règlementaires en la matière.
Si Vous souhaitez exercer Vos droits, Vous pouvez lui écrire aux coordonnées ci-dessous en précisant Votre identité et le périmètre de la demande :
• par courrier
I-TRACING
Service Juridique
25 quai du président Paul Doumer
92400 Courbevoie
• par email :
dpo@i-tracing.com
8. QUELLES SONT LES MESURES DE SÉCURITÉ MISES EN PLACE POUR PROTEGER VOS DONNEES ?
Nous visons à conserver Vos données en toute sécurité à tout moment de leur traitement. Dès la réception de Vos Données Personnelles, Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées ainsi que différents contrôles afin de prévenir, dans la mesure du possible, toute destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé, de manière accidentelle ou illicite.
9. MODIFICATION DE LA POLITIQUE
Nous pouvons modifier à tout moment la politique, afin notamment de Nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Ces modifications s’appliqueront à la date d’entrée en vigueur de la version modifiée. Vous êtes donc invité.e à consulter régulièrement la dernière version de cette politique. Néanmoins, Nous Vous tiendrons informé.e de toute modification significative de la politique.